Dincolo de Cifre: Cum Inovația Digitală Transformă Relațiile cu Clienții
Pentru Adrian Popescu, managing partner la Apex Financial Solutions din Cluj-Napoca, momentul revelator a venit în timpul unei întâlniri cu un client la sfârșitul lui 2023. Clientul său de lungă durată, CEO-ul unei companii de software de succes, i-a pus o întrebare care avea să-i schimbe pentru totdeauna perspectiva asupra contabilității: "Adrian, rapoartele acestea sunt excelente, dar ce înseamnă ele pentru strategia noastră de creștere?"
"Acel moment m-a lovit puternic," își amintește Adrian, relaxându-se în scaun în timpul interviului nostru. "Produceam rapoarte perfecte, respectam toate termenele limită, dar nu ajutam cu adevărat clienții noștri să ia decizii mai bune de business. Eram atât de prinși în sarcinile zilnice încât pierduserăm din vedere adevărata noastră valoare ca și consultanți."
Această realizare găsește ecou în întreaga industrie de contabilitate din România, unde firmele se găsesc tot mai des la o răscruce: să continue cu serviciile tradiționale focalizate pe conformitate sau să evolueze către rolul de parteneri strategici de business. Pentru echipa lui Adrian, formată din cincisprezece profesioniști care gestionează peste 300 de clienți, această alegere a devenit perfect clară.
Provocarea Schimbării
Înainte de transformarea lor digitală, Apex Financial Solutions se confrunta cu un scenariu familiar. Membrii echipei petreceau până la 70% din timp cu sarcini de rutină - procesarea documentelor, gestionarea depunerilor în SPV, urmărirea clienților pentru informații și asigurarea respectării termenelor de conformitate.
"Clienții noștri meritau mai mult," spune Elena Dimitriu, unul dintre contabilii seniori ai Apex. "Aveam perspective incredibile despre afacerile lor, tipare pe care le observam în situațiile lor financiare, oportunități de optimizare - dar nu aveam timp să împărtășim aceste perspective sau să dezvoltăm recomandări strategice."
Situația a atins un punct critic când trei clienți majori au început să solicite servicii de consultanță mai avansate. "Doreau prognoze ale fluxului de numerar, scenarii de creștere și suport pentru planificarea strategică," explică Adrian. "Aveam expertiza necesară pentru a furniza aceste servicii, dar sistemele și procesele noastre ne țineau pe loc."
Transformarea cu QontaHub
Implementarea QontaHub la sfârșitul lui 2024 a marcat începutul transformării Apex dintr-o firmă de contabilitate tradițională într-o practică modernă de consultanță. Schimbarea nu a fost doar despre un nou software - a fost despre reimaginarea relațiilor cu clienții.
"Primul lucru pe care l-am observat a fost liniștea," râde Adrian. "Nu mai erau apeluri constante despre documente lipsă sau memento-uri pentru termene limită. Fluxurile de lucru automatizate și portalul pentru clienți al QontaHub ne-au transformat operațiunile zilnice."
Automatizarea inteligentă a platformei a preluat sarcinile de rutină care consumaseră anterior cea mai mare parte din timpul echipei:
- Procesarea și clasificarea automată a documentelor
- Interacțiuni și depuneri simplificate în SPV
- Sisteme inteligente de notificări pentru termene limită și cerințe
- Fluxuri de lucru integrate pentru semnătura digitală
Dar adevăratul progres a venit în interacțiunile cu clienții.
"Cu portalul pentru clienți QontaHub, relațiile noastre au devenit mai colaborative," explică Elena. "Clienții își puteau accesa datele financiare oricând, dar mai important, puteau vedea analiza și recomandările noastre alături de cifre."
De la Date la Perspective
Transformarea a permis echipei Apex să-și schimbe dramatic focusul. În loc să petreacă ore în șir cu managementul documentelor și sarcinile de conformitate, acum dedică peste 60% din timp analizei și serviciilor de consultanță.
"Săptămâna trecută, am ajutat un client să modeleze diferite scenarii de expansiune," împărtășește Elena cu entuziasm evident. "Acum trei luni, aș fi fost prea ocupată să urmăresc documente și să procesez declarații pentru a mă gândi măcar la asemenea muncă strategică."
Impactul asupra satisfacției clienților a fost remarcabil. Rata de retenție a clienților a crescut la 98%, iar firma a văzut o creștere de 40% a recomandărilor. Dar poate cel mai grăitor este natura schimbată a conversațiilor cu clienții.
"Întâlnirile noastre cu clienții sunt complet diferite acum," observă Adrian. "În loc să discutăm despre documente lipsă sau termene limită de conformitate, vorbim despre strategie de business, oportunități de creștere și optimizare financiară. QontaHub se ocupă de munca de rutină, oferindu-ne libertatea de a fi consultanți de business adevărați."
Măsurarea Succesului
Transformarea a adus rezultate impresionante:
- Reducere cu 75% a timpului petrecut pe sarcini de rutină
- Îmbunătățire cu 90% a vitezei de procesare a documentelor
- Creștere cu 50% a veniturilor din servicii de consultanță
- Rată de satisfacție a clienților de 95%
Dar pentru Adrian, cea mai semnificativă măsură a succesului este mai personală.
"Când clienții încep să te includă în întâlnirile lor de planificare strategică, când te sună primii înainte de a lua decizii majore de business - atunci știi că ai devenit mai mult decât doar contabilul lor."
Privind spre Viitor
Pe măsură ce QontaHub continuă să evolueze, adăugând noi capacități în domenii precum business intelligence și analize predictive, Apex Financial Solutions vede și mai multe oportunități de a-și îmbunătăți serviciile de consultanță.
"Abia zgâriem suprafața," spune Adrian cu încredere. "Pe măsură ce automatizarea se ocupă de mai multă muncă de rutină, dezvoltăm noi servicii de consultanță, ne aprofundăm expertiza în industrie și ne ajutăm clienții în moduri în care nu am fi putut niciodată înainte."
Un Nou Standard în Serviciile pentru Clienți
Transformarea Apex Financial Solutions reprezintă un nou reper în serviciile pentru clienți pentru firmele de contabilitate. Prin utilizarea tehnologiei pentru a gestiona sarcinile de rutină, contabilii își pot îndeplini adevăratul potențial ca și consultanți de business.
"Viitorul contabilității nu este în procesarea tranzacțiilor sau depunerea declarațiilor - este în ajutarea afacerilor să crească și să aibă succes," reflectează Adrian. "QontaHub nu ne-a dat doar instrumente mai bune; ne-a dat libertatea de a fi consultanți mai buni."